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Das noch aktuelle Qualitätshandbuch beruht auf den Grundlagen der DIN EN ISO 2008 sowie dem Qualitätsprofil der Katholischen Kindergärten in der Diözese Rottenburg Stuttgart. Sowohl die DIN ISO als auch das Qualitätsprofil sind mittlerweile überarbeitet. Auf Basis dieser Überarbeitungen und den gesetzlichen Änderungen fand nun die Revision des Diözesanen Qualitätsmanagementhandbuches statt. In den folgenden Jahren sollen diese Änderungen in Ihr QM-System vor Ort einfließen.

Ziele des QM-Projektes sind:
Die Fertigstellung des revidierten Diözesanen QHB => bis Ende 2021
Die Schulung der Fachberatungen => bis Ende 2021
Die Einführung des revidierten Diözesanen QHB bei Trägern und Einrichtungen mit Kickoff am 07.04.2022
Unterstützungsangebote für Träger und Einrichtungen bis hin zur Zertifizierungsreife => ab 08.04.2022

Nachdem sich das Projekt nun seit mehr als einem Jahr in der Vorbereitungsphase befand, startet die Umsetzungsphase mit unserem Jubiläum am 07.April 2022.

Insgesamt wurde die Norm lesbarer gestaltet. Bisher umfasste der Begriff „Produkte“ auch Dienstleistungen. Um die Bedeutung der Norm auch für den Dienstleistungssektor hervorzuheben, wird nun von Produkten & Dienstleistungen gesprochen. Ein Abschnitt der Norm beschreibt die Bestimmung des Kontextes der Organisation. Hierbei werden die interessierten Parteien (Stakeholder) und ihre für das QM-System relevanten Anforderungen erhoben. Der risikobasierte Ansatz sowie der prozessorientierte Ansatz wurden in der neuen DIN EN ISO gestärkt. „Dokumentierte Information“ ist als neuer Sammelbegriff der bisher bekannten „dokumentierten Verfahren“ und „Aufzeichnungen“ eingeführt. Das QM-System wird stärker als Steuerungs- und Führungsinstrument herausgehoben, was dazu führt, dass strategische Qualitätsziele als Ergebnis der Managementbewertung messbar sein müssen. Die Umsetzung der Qualitätsziele muss (beispielsweise in Maßnahmenplänen) geplant werden. Es bestehen nun Festlegungen im Bereich der Planung und Durchführung von Änderungen im QM-System sowie Festlegungen zu Tätigkeiten nach Lieferung. (siehe auch: Gibt es Anforderungen, die im Bereich der Kindertagesstätten nicht angewendet werden?) Im Bereich der Ressourcen ist nun zudem das „Wissen der Organisation“ als Ressource definiert.

Nein, eine*n Qualitätsbeauftragte*n (QB) braucht es laut DIN EN ISO nicht mehr. Die Rechenschaftspflicht obliegt der obersten Leitung (Träger) wodurch diese in der Verantwortung für das QM-System gestärkt wurde. Der Einsatz einer/eines QB macht in der Umsetzung dennoch sehr viel Sinn. Insbesondere bei der Planung und Durchführung interner Audits und Selbstevaluationen ist die/der QB eine relevante Unterstützung. Alternativ können die Aufgaben der/des bisherigen QB, an mehrere Mitarbeiter*innen flexibel delegiert werden.

Bei grundlegenden Entscheidungen werden Risiken und Chancen mitgedacht und berücksichtigt. Im Alltag bedeutet dies, dass z.B. im einrichtungsbezogenen Zielvereinbarungsgespräch (eZVG) die Wirksamkeit von Maßnahmen zu Risiken und Chancen bewertet wird, bei konzeptionellen Veränderungen werden Risiken und Chancen identifiziert und in Planungen einbezogen.

Ja. 8.5.5 Tätigkeiten nach der Lieferung ist im Bereich der Kindertagesstätten nicht anwendbar. Denn die Leistungen von Kindertageseinrichtungen beinhalten keine Nachleistungen im Sinne einer Wartung von materiellen Produkten. Bei Folgeleistungen handelt es sich um neue oder weitere Dienstleistungen.

Es wird nicht mehr zwischen Dokumenten und Aufzeichnungen unterschieden. Dafür gilt nun der Sammelbegriff: „Dokumentierte Information“. Das Ziel ist eine verstärkte Nutzung unterschiedlicher Medien und Darstellungsformen sowie eine passgenaue QM-Dokumentation für die jeweilige Organisation.

Die Norm fordert die oberste Leitung auf, einmal jährlich ihr Management zu bewerten. Im Fall katholischer Kindertagesstätten der Diözese Rottenburg Stuttgart geschieht dies im Rahmen des einrichtungsbezogenen Zielvereinbarungsgesprächs (eZVG) auf Ebene der einzelnen Einrichtung. Hier treffen sich die Trägervertreter*innen mit der Leitung und ggf. mit der Fachberatung, um das gesamte Management der Kita und die relevanten Trägerprozesse zu bewerten. Das eZVG ist ein wichtiges Führungs-und Steuerungsinstrument, da währenddessen geplante Veränderungen, aber auch gewünschte Verbesserungen kontinuierlich reflektiert und vorangebracht werden. Entsprechend steht der Träger in der Pflicht, sich mit den Inhalten des Qualitätsmanagementsystems auseinanderzusetzen, wichtige Entscheidungen zu treffen und umzusetzen.
Während des eZVG werden im Grunde vier Fragen beantwortet:

• Wurden die geplanten Ziele/ Qualitätsziele erreicht?
• Hat das Qualitätsmanagementsystem zur Erreichung der Ziele/ Qualitätsziele beigetragen?
• Wurden die im vergangenen eZVG festgelegten Maßnahmen durchgeführt? Waren sie erfolgreich?
• Welche Verbesserungen sind möglich?

Gerade die letzte Frage weist auf Verbesserungs- und Entwicklungspotentiale hin, die unter anderem in neuen Qualitätszielen für das kommende eZVG festgehalten werden. Nicht erreichte Ziele werden auf die Agenda des kommenden eZVG gesetzt.

Grundsätzlich sind die nötigen Informationen aktuell und vollständig vorhanden. Insbesondere die Eignung, Angemessenheit, Wirksamkeit und strategische Ausrichtung des QM-Systems stehen während des eZVG im Fokus.
Relevante Informationen sind insbesondere die Ergebnisse vorheriger Bewertungen, die Veränderungen bei relevanten Themen, die Kundenzufriedenheit und Rückmeldung interessierter Parteien, die Erfüllung von Zielen und Dienstleistungen, Fehler und Korrekturen, die Ergebnisse von Überwachungen bzw. Messungen, Auditergebnisse, Leistungen von externen Anbietern, die Angemessenheit von Ressourcen, Maßnahmen bei Risiken und Chancen, sowie die Möglichkeiten zur Verbesserung.

Das KTK Gütesiegel Bundesrahmenhandbuch (KTK-BRHB) löst in der Diözese Rottenburg-Stuttgart das Qualitätsprofil der Katholischen Kindergärten in der Diözese Rottenburg Stuttgart ab. Es bildet mit seinen neun Qualitätsbereichen und den darin formulierten Anforderungen und Praxisindikatoren den Rahmen Ihres professionellen Handelns vor Ort.

Im neuen KTK-BRHB wurden die Präambeln zu den Qualitätsbereichen sowie die Praxisindikatoren überarbeitet. Auf einführende Texte in den Anforderungen sowie auf die Auflistung von Nachweismöglichkeiten wurde verzichtet. Allen Änderungen liegen aktuelle fachwissenschaftliche Erkenntnisse, Ergebnisse wissenschaftlicher Expertisen sowie Rückmeldungen aus der Praxis zugrunde. Die Inhalte werden zukünftig regelmäßig ergänzt und aktualisiert. Die Anforderungen sowie die Praxisindikatoren sind aus der jeweiligen Perspektive der Akteure beziehungsweise Akteurengruppe formuliert. Die neun Qualitätsbereiche nennen sich:

• Kinder
• Eltern
• Pastoraler Raum
• Sozialraum
• Glaube
• Träger und Leitung
• Personal
• Ressourcen
• Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung

Ja, die Anforderungen der DIN EN ISO sind im KTK-BRHB integriert. In diesem Zusammenhang wurden auch die Sterne neben den Praxisindikatoren neu vergeben. Diese weisen darauf hin, dass der Praxisindikator mit Sternchen einer DIN- Anforderung entspricht.

Das KTK-BRHB formuliert mit seinem Auftrag, Kinder liebevoll in ihrem Leben zu begleiten, Anforderungen, die den Bezugsrahmen für das QM-System vor Ort bilden. Das bedeutet, dass das QM-Handbuch der jeweiligen Einrichtung Antwort auf die Erfüllung der Anforderungen innerhalb der neun Qualitätsbereiche gibt.

Das KTK-BRHB ist ein erprobtes Instrument zur Evaluation und Weiterentwicklung der Qualität von Katholischen Kindertagesstätten. Es dient auch als Grundlage von externen Audits und Zertifizierungsverfahren auf Basis der DIN EN ISO 9001:2015. Gemeinsam entwickeln Träger und Leitung mit den Mitarbeitenden und weiteren relevanten Partnern das QM-System der Kindertagesstätte. Dabei entsteht zunächst das Leitbild, aus dem heraus leitende Ziele formuliert werden. Diese Ziele werden innerhalb unterstützender Strukturen und Prozesse konkretisiert, welche bereits in die Ordnungsstruktur der neun Qualitätsbereiche einzuteilen sind. Hierbei sind auch Verantwortlichkeiten und Befugnisse definiert. Somit wächst Ihr QM-Handbuch vor Ort Stück für Stück.

Nein, das müssen Sie nicht. Das neue Diözesanen QM-Handbuches verdeutlicht zunächst, welche Dokumente bereits ausreichen, um die relevanten Prozesse innerhalb einer Kindertagesstätte zu beschreiben und damit die Anforderungen der DIN EN ISO, dem KTK BRHB sowie die diözesanen Anforderungen zu erfüllen. Bereits hier werden Sie feststellen, dass Sie vermutlich weit mehr als das Nötige beschrieben haben. Nun beginnt die Überprüfung der Dokumente auf Aktualität, Eignung, Angemessenheit, Wirksamkeit und strategischer Unterstützung zur Zielerreichung. Falls in Ihrem QM-Handbuch relevante Dokumente fehlen, sollten diese entwickelt werden.
Dokumentierte Informationen, welche über das Nötige hinausgehen, sollten Sie kritisch betrachten:

• Sind diese dokumentierten Informationen noch aktuell?
• Unterstützen diese dokumentierten Informationen uns wirklich im Alltag?

Trauen Sie sich auch, auszusortieren. Manchmal ist weniger mehr! Und eines darf Ihr Mantra werden: Das Qualitätsmanagement soll immer Ihnen in der professionellen Umsetzung Ihres grundsätzlichen Auftrages dienen und nicht anders herum.

Das Diözesane QM-Handbuch dient Ihnen als Vorlage in der Erstellung Ihres einrichtungsbezogenen QM-Handbuches. Die darin enthaltenen Vorschläge an Prozessbeschreibungen, Checklisten, Formulierungen etc. können Sie nutzen und umwandeln, sodass Ihnen das Erstellen eigener dokumentierter Informationen erleichtert wird. An manchen Stellen werden Sie auch auf Dokumente im Kindergartenordner oder der Diözese weitergeleitet, die den jeweiligen Anforderungen entsprechen. Das Handbuch bietet Ihnen eine klare Ordnerstruktur, welche sich am KTK- BRHB orientiert.
Ein Tipp: Nutzen Sie in Zukunft diese Ordnerstruktur auch für die Gliederung Ihrer Einrichtungskonzeption. Somit fahren Sie eine stringente Logik und können innerhalb der Dokumente auf das das jeweilige andere Dokument verweisen.

Grundsätzlich obliegt dies der obersten Leitung, sprich einem/einer Trägervertreter*in. Diese Verantwortung definieren Sie und kommunizieren dies an alle Beteiligten. Pädagogische Prozesse können grundsätzlich z.B. auch innerhalb einer Leiter*innenrunde freigegeben werden. Auch dies muss zuvor deutlich definiert und delegiert werden.

Ziel ist es, ein zunächst maximal schlankes Handbuch vorzustellen, das die Anforderungen der DIN EN ISO, des KTK-BRHB sowie den Anforderungen der Diözese genügt. Hierin enthalten sind nur die notwendigen dokumentierten Informationen, welche dann den Gegebenheiten und der Realität vor Ort angepasst und weiterentwickelt werden müssen.

Klar macht der Aufbau und die Pflege eines QM-Systems Arbeit. Aber wenn Sie das System so nutzen, dass es Ihnen dient, unterstützt es Sie als Führungskraft und Mitarbeiter*innen effizient innerhalb Ihrer Ablauforganisation. Verantwortlichkeiten und Kompetenzen sind klar definiert und geben Aufschluss darüber, wer wofür zuständig ist und wer welche Kompetenzen besitzt. Auch in der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen ist es für alle Beteiligte eine wertvolle Unterstützung. Die Dokumentation sichert das Wissen der Einrichtung und macht die Organisation unabhängiger von einzelnen Mitarbeiter*innen. Zudem sichert ein QM-System die Qualität der Einrichtung und unterstützt bei der Weiterentwicklung. Dabei steht der Kunde (bei Ihnen sind es die Kinder und ihre Familien) am Anfang und am Ende der Kernprozesse. Zu Beginn werden die Anforderungen Ihrer Kunden erhoben, welche zum Schluss durch die Evaluation der wahrgenommenen Qualität überprüft wird. Zudem können durch die regelmäßigen eZVG’s Risiken minimiert aber auch Potentiale erkannt werden. Dabei kann eine fehlerfreundliche Kultur etabliert werden, um aus den aufgetretenen Fehlern kontinuierliche Verbesserungen abzuleiten und Entwicklungen zu generieren.

Nein, eine Pflicht zur Zertifizierung besteht nicht. Der Träger selbst entscheidet, ober die Kindertageseinrichtung zertifiziert wird. Es kann jedoch ein Merkmal der Einrichtung sein, welches hervorgehoben wird. Denn Qualitätsmanagement ist nichts, was versteckt werden muss und eine ISO 9001 Zertifizierung oder sogar eine Zertifizierung nach dem KTK Gütesiegel Bundesrahmenhandbuch erst recht nicht. Das Zertifikat am Eingang der Einrichtung, auf der Webseite des Trägers beziehungsweise der Kindertagesstätte und das Logo auf dem Briefpapier dokumentieren Ihre Qualitäts- und Kundenorientierung.

Dann kommen Sie gerne auf uns zu. Die Zertifizierung findet durch Zertifizierungsstellen wie z.B. ZertSozial oder procum-cert statt, welche vom KTK-Bundesverband für die Zertifizierung mit dem KTK Gütesiegel zugelassen sind.

Im Rahmen von Träger- und Leitungskonferenzen können Sie den aktuellen Stand des QM-Projektes erfahren. Zudem können Sie im Rahmen von Träger-Leitungs-Kreisen von Ihrer Fachberatung engmaschig begleitet werden. Falls sich bei Ihnen vor Ort weitere Strukturen etabliert haben, werden Sie gerne auch passgenau begleitet. Sprechen Sie dafür Ihre*n Fachberater*in oder Frau Huwer, Referat QM an. In diesem Rahmen werden wir Ihnen gerne die Arbeit mit dem KTK-BRHB und dem Diözesanen QHB näher bringen. Wir können in eine erste gemeinsame Reflektion der Umsetzung der Anforderungen einsteigen und dabei weiteren Handlungsbedarf feststellen.

Während der Selbstevaluation analysieren und bewerten Sie selbst innerhalb Ihrer Einrichtung die Qualität Ihres professionellen Handelns. Dabei können Ihnen die jeweiligen Praxisindikatoren des KTK-BRHB eine Struktur bieten. Im Zentrum der Selbstevaluation steht das Lernen als Organisation. Wo sind wir schon gut? Wo besteht noch Entwicklungspotential? Was ist unser Ziel? Und durch welche Maßnahmen können wir das Ziel erreichen? Auch hierbei kann Ihre Fachberatung Sie unterstützen.

Das interne Audit (Erstparteienaudit) wird durch eine*n Mitarbeiter*in der Organisation durchgeführt und stellt einen systematischen, unabhängigen und dokumentierten Prozess dar. Das interne Audit gibt Aufschluss über den Erfüllungsgrad der Auditkriterien. Findet das Audit anhand des KTK-BRHB statt, sind die gesamten Praxisindikatoren als Auditkriterien anzusehen.  Die genaue Regelung eines solchen Audits beschreibt die DIN EN ISO 19011.

Vermutlich denken Sie nach dem vorherigen Punkt, dass ein internes Audit viel zu zeitaufwändig ist und sehr viel Ressource benötigt? Es ist aufwendig. Das stimmt. Dennoch bringt es sehr viel Erkenntnis, Wertschätzung und Stolz gegenüber dem, was Sie bereits erreicht haben und täglich leisten. Und es gibt Mut zur Weiterentwicklung. Der Landesverband hat Fachberatungen zu Auditoren ausgebildet, welche Sie sehr gerne für ein solches internes Audit buchen können.

Ja, bei uns finden Sie eine Vielzahl verschiedener Fortbildungsangebote im Bereich QM:

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Sie können sich mit Ihren Anfragen immer an Ihre Fachberatung oder auch direkt an das Referat QM, Kerstin Huwer, wenden.

Dann richten Sie Ihre Frage gerne telefonisch oder per Mail direkt an das Referat QM-Projekt:
Kerstin Huwer
kerstin.huwer@lvkita.de
07361-555031
0151-12361641